Kuitinhallinta - usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia

Kuitit kasaantuvat helposti laatikkoon (todellinen lintupesä paperia), ja tästä herää usein kysymyksiä. Kuinka kauan kuitteja pitäisi säilyttää? Ja mitä tehdä, jos paperi on haalistunut ja teksti on näkymätöntä? Tässä artikkelissa vastaamme näihin kysymyksiin, mutta puhumme myös kuittien käsittelyä koskevista säännöistä.

Kaikki liiketoimintatapahtumat on tallennettava ja dokumentoitava.

Kuten monet ehkä jo tietävätkin, työntekijän yrityksen puolesta tekemä ostos on liiketoimi, joka on aina kirjattava ja kirjattava kirjanpitoon. Tämä pätee riippumatta siitä, maksaako työntekijä yrityksen rahoilla/kortilla vai omilla rahoillaan/kortillaan. Kuitti, jonka työntekijä saa, on yrityksen tosite, ja sitä on käsiteltävä ikään kuin yritys olisi itse tehnyt ostoksen.

Kuinka kauan kirjanpitotietoja on säilytettävä?

Tämä on yleisin kysymys, joka kuitinhallinnasta esitetään, ja kenties tärkein. Kirjanpitoaineisto (kuitit, laskut ja tiliotteet) on säilytettävä 7 vuotta. Tarkemmin sanottuna 7 vuotta sen kalenterivuoden jälkeen, jona kirjanpito on laadittu. Jos siis päätät kirjanpitosi 30. kesäkuuta 2012, sinun on säilytettävä kirjanpitoaineisto vuoden 2019 loppuun asti.

Kuitit - digitaaliset vai fyysiset?

Yleinen kysymys on, miten käsitellä digitaalisia ja paperisia kuitteja. Vastaus siihen, miten ne tulisi säilyttää, riippuu alkuperäisestä muodosta. Paperinen lasku tulisi säilyttää paperisena ja digitaalinen lasku digitaalisena. Jos saat laskun sähköpostitse ja muutaman päivän kuluttua myös paperisessa muodossa, voit valita, kumpi formaatti tallennetaan, sen periaatteen mukaan, jonka olet valinnut kirjanpitotietojen esittämiseen.

Mitä tehdä kuiteille, joita on vaikea lukea?

Jos epäilet, että kuitit haalistuvat, sinun kannattaa tehdä niistä kopioita. Silloin voit myös varmistaa, että kopiot on tehty kestävästä paperista ja painatuksesta. Voit tehdä näin, koska kopio toimii myös todisteena. Jos kirjanpitoaineisto siirretään aineistosta toiseen, kopio on säilytettävä seitsemän vuotta, kun taas alkuperäiskappale voidaan hävittää neljännestä vuodesta sen kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jona tilikausi päättyi.

Yrityksemme on saanut kuitin sekä paperilla että sähköisessä muodossa samalta lähettäjältä. Onko molemmat tallennettava?

Jos yritys saa kuitin sekä paperilla että sähköisessä muodossa lähellä toisiaan, yritys voi valita, kummassa muodossa se tallentaa sen. Tämä tarkoittaa, että jos yritys on päättänyt esittää ja tallentaa kuitit sähköisessä muodossa, paperikuittia ei tarvitse tallentaa.

Jos yritys kuitenkin saa kuitin ensin paperilla ja valokuvaa sen sitten, kirjanpitolain sääntöjen mukaan myös alkuperäinen paperikuitti on säilytettävä kolme vuotta.

‍