Yksinkertaiset matkakulut yrityksen omistajille ja työntekijöille - sovellukset ja mallit

Virkamatkalla olevilla työntekijöillä on oikeus saada korvaus matkakuluistaan. Matkalaskelma on matkakulujen vahvistava asiakirja. Täältä voit lukea lisää siitä, miten matkatodistus laaditaan, mitä sääntöjä siihen sovelletaan ja paljon muuta.

Mikä on matkustusilmoitus?

Virkamatkoilla henkilöstön jäsenen on toimitettava matkalasku matkakulujen korvaamiseksi. Työmatkalla tarkoitetaan työnantajan lukuun tehtävää matkaa. Matkalasku kattaa vain matkakustannukset muualle kuin tavanomaiselle työpaikalle.

Matkalaskelmalla varmistetaan, että työntekijälle korvataan hänen kulunsa asianmukaisesti. Työntekijän työmatkasta saaman taloudellisen korvauksen määrä riippuu useista tekijöistä, kuten matkapäivien määrästä.

Mitä matkustusilmoituksen tulisi sisältää

Jotta Ruotsin verovirastolle voidaan antaa oikeat tiedot, on tärkeää, että matkahakemus täytetään oikein. Työntekijän vastuulla on täyttää matkakustannusilmoitus niin, että kaikki tiedot ovat mukana, vaikka tiedot tarkistetaan aina ennen vahvistamista.

Matkustusilmoituksen on sisällettävä seuraavat tiedot:

• Työllisyysnumero
• Työntekijän nimi
• Lähtö- ja paluupäivät
• Matkan alkamis- ja päättymispaikka
• Operaation tarkoitus
• Osasto tai kustannuspaikka
• Kuitit, jotka todistavat työmatkaan liittyvät kustannukset.

Matkakustannusten kilometrikorvaukset

Muista, että työntekijän, joka käyttää joko työsuhdeautoa tai yksityisautoa, tulisi sisällyttää kilometrikorvaukset matkalaskuunsa. Jos henkilö tekee usein työmatkoja autolla, on suositeltavaa pitää kilometrikirjaa. Näin on helpompi sekä raportoida että seurata, kuinka paljon työntekijä on tehnyt työmatkoja.

Kilometrikirja on myös erittäin hyödyllinen veroviranomaisten kanssa asioidessa. Se toimii todisteena siitä, kuinka paljon työntekijä on matkustanut työmatkoja, ja näin vältytään jäännösveroilta.

Matkakulujen kirjanpito ja maksaminen

Työmatkaan liittyvät kustannukset ja kulut on kirjattava välittömästi matkalaskelmaan. Työntekijän kannattaa siis ottaa tavaksi tehdä matkatiliote heti matkan päätyttyä.

Lakisääteisiä sääntöjä siitä, milloin työntekijän on esitettävä matkakorvaushakemus, ei ole, joten säännöt voivat vaihdella yrityksittäin ja organisaatioittain. Sama koskee sitä, milloin matkahakemuksessa eritellyt kulut korvataan. Yleensä työnantaja kuitenkin korvaa työntekijän työmatkaan läheisesti liittyvät kustannukset.

Työnantajan maksama taloudellinen korvaus matkakuluista voi olla esimerkiksi päivärahan ja kilometrikorvauksen muodossa.

Luo ja hallinnoi matkakuluja

Matkalasku voidaan laatia digitaalisesti tai paperilla. On tärkeää, että kaikki tarvittavat tiedot sisältyvät siihen. Yritykset voivat hyötyä valmiiden ratkaisujen käytöstä, kuten Fortnox, Visma, Agda tai Hogia avulla matkakulujen luominen on helppoa. Toinen työkalu on Flex Travel Expenses, joka sisältää työkaluja, kuten valmiita malleja matkakuluille ja kilometrikirjauksia varten. Tämä yksinkertaistaa dokumentointia sekä matkakorvausten täyttämistä ja hyväksymistä, mikä on hyödyllistä yrityksille, jotka tekevät usein työmatkoja.

Malli matkakulujen kirjoittamista varten

Matkustusilmoituksen muoto ei ole yhtä tärkeä. Se voidaan luoda Office-asiakirjana tai matkakustannussovelluksen avulla. Käytä valmiita malleja varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana, ja sujuvoittaaksesi prosessia.

Voi olla eduksi käyttää valmista matkakustannusmallia, jotta voit varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot sisältyvät kulukorvausvaatimukseen. Valmis malli nopeuttaa myös matkakorvausvaatimuksen täyttämistä ja vahvistamista, mikä on hyödyllistä organisaatioissa, joissa tehdään usein työmatkoja.

Matkapäiväkirjaa kannattaa aina pitää

Täytetty matkalasku luovutetaan sitten yrityksen talous- tai henkilöstöosaston vastuuhenkilön hyväksyttäväksi. Matkalasku ja siihen liittyvät tositteet on aina tallennettava. Se toimii sekä kirjanpidon perustana että asiakirjana, joka yhteistyössä Ruotsin veroviraston kanssa todistaa työntekijän oikeuden vähennyskelpoiseen rahalliseen korvaukseen.

Säännöt ja ohjeet

Ruotsin verovirasto määrittelee sovellettavat säännöt. Työnantaja voi maksaa matkalaskun perusteella vakiomääräisen korvauksen täysin verovapaasti. Korvaus lisääntyneiden elinkustannusten kattamiseksi työmatkan aikana on korvaustyyppi, jonka on oltava Ruotsin veroviraston vakiomäärän mukainen.

Jos matkatilillä on kuluja, jotka ylittävät kiinteämääräisen korvauksen, työnantaja voi silti päättää maksaa täyden korvauksen. Muista kuitenkin, että vakiomäärän ylittävä osa lasketaan normaaliksi palkaksi ja on siten veronalaista.

Yksinkertaistettu matkakulujen kirjanpito

Mynt Tarjoaa yrityskortti Integroitu kulujen hallinta , joka tekee kirjanpidosta ja matkakulujen hallinnasta huomattavasti sujuvampaa. Älykkäiden ominaisuuksien, kuten kustannusten helpon luokittelun, automaattisen ALV-laskennan ja digitaalisen kuittien hallinnan avulla matkalaskutuksen luominen ja yrityksen kulujen hallinta helpottuu.

Lähteet

Ruotsin verovirasto - Oikeudellinen ohjeistus

Ruotsin verovirasto - Oikeudelliset ohjeet 2 artikla

Ruotsin verovirasto - autoetu

Skatteverket - Auto- ja matkakulut

Ruotsin verovirasto - veronhuojennukset